Sistem Elektronik Surat Perjalanan Dinas (e-Jadin)

Dalam rangka mendukung program Pemerintah untuk mewujudkan good governance dalam penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan maka pengelolaan keuangan negara perlu diselenggarakan secara profesional, transparan dan akuntabel sesuai dengan aturan pokok yang telah ditetapkan dalam undang-undang.

 

Dengan mengacu kepada PMK No. 45/PMK.05/2011, tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap, yang mana telah disesuaikan dengan Peraturan Menteri Keuangan yang terbaru yaitu PMK No. 113/PMK.05/2012, serta PMK No. 37/PMK.02/2012, tentang standar Biaya Tahun 2012 sebagai Acuan Perhitungannya maka dibuat suatu aplikasi Sistem Perjalanan Dinas Pemerintah yang merupakan program aplikasi komputer untuk mendukung dan mempermudah satuan kerja dalam melakukan pencatatan serta pelaporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan perjalanan dinas.

 

Titik sentral aplikasi perjalanan dinas ini adalah pengawasan perjalanan dinas yang dilakukan oleh para pejabat atau pegawai sehingga tidak terjadi lagi perjalanan dinas yang tumpang tindih pada satuan kerja. Aplikasi Perjalanan Dinas Pemerintah ini dibangun berbasis web atau biasa disebut Web Base Programming.

 

GOAL


Tujuan dari pembuatan sistem aplikasi perjalanan dinas pemerintah adalah untuk mempermudah pengelolaan dan pengawasan perjalanan pada Instansi / Satuan Kerja yang secara terperinci dapat dijelaskan sebagai berikut :


1. Pembuatan Surat Tugas Lebih Teratur : Dengan menggunakan program aplikasi perjalanan dinas ini maka untuk pembuatan surat tugas untuk keperluan perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai ataupun pejabat menjadi lebih teratur dan tertib sehingga diharapkan tidak terjadi lagi penomoran surat tugas yang sama untuk tiap perjalanan.


2. Akurasi Data Perjalanan : Akurasi data perjalanan di sini dimaksudkan adalah setiap pegawai atau pejabat yang melakukan perjalanan tidak mungkin lagi dibuatkan surat
tugas atau melakukan perjalanan pada hari yang sudah ditetapkan pada surat tugas sehingga harus menunggu sampai perjalanan sebelumnya selesai, sehingga tidak dimungkinkan seseorang melaksanakan perjalanan ke dua tempat yang berbeda pada hari yang sama.


3. Administrasi Data Lebih Informatif : Dengan menggunakan program Aplikasi perjalanan dinas maka diharapkan dengan output yang dihasilkan dari aplikasi maka administrasi data yang dilihat lebih informatif karena menggambarkan beberapa uraian-uraian yang diperlukan oleh pengguna maupun pemakai data.


4. Keseragaman Dalam Bentuk : Melalui program aplikasi perjalanan dinas ini dipastikan bahwa bentukbentuk laporan atau output yang akan dipergunakan oleh satuan kerja dalam pengadministrasian semua kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh para pegawai maupun pejabat pada instansi tersebut menjadi lebih seragam.


5. Rekonsiliasi Data Lebih Mudah : Penggunaan program Aplikasi perjalanan dinas ditujukan juga untuk mempermudah pada saat rekonsiliasi, dengan hasil laporan yang selalu up to date dan otomatis atas data-data perjalanan yang dilaksanakan oleh pegawai maupun pejabat yang ada pada satuan kerja tersebut.hingga data kebenaran data akan selalu terpelihara.


6. Monitoring Data Perjalanan Dinas : Dengan penggunaan aplikasi perjalanan dinas ini maka dipastikan untuk kegiatan monitoring atas kegiatan perjalanan ataupun orang yang melaksanakan perjalanan dapat di monitor setiap saat sesuai keinginan yang diharapkan oleh pengguna.


7. Meningkatkan Kinerja Instansi : Penggunaan program aplikasi perjalanan dimas ini juga a ditujukan untuk meningkatkan kinerja instansi karena proses pengelolaan kegiatan perjalanan yang dapat dilakukan dengan cepat tentunya akan mendukung kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh instansi menurut prinsip anggaran basis kinerja (performance budgeting system). Dengan adanya standardisasi pada kegiatan perjalan dinas maka pengawasan terhadap kinerja dan pemeriksaan atas dokumen transaksi dapat dilakukan dengan lebih mudah, apalagi aplikasi ini dilengkapi dengan sistem back up dan restore data yang akan meningkatkan kinerja melalui pendelegasian wewenang beberapa pekerjaan terkait dengan perjalanan dinas kepada instansi vertikal di bawahnya dengan tetap mengawasi berdasarkan data masukan yang dikirimkan mereka.


ABOUT SYSTEM
Program aplikasi Perjalanan Dinas merupakan aplikasi yang berflatform web atau yang biasa dikenal dengan Web Base Application ini dibuat dengan menggunakan bahasa program PHP dengan database menggunakan My SQL sebagai database dan supporting program menggunakan Dream Weaver dan Database Administrator menggunakan Sql Yog Enterprises dengan OS Windows sehingga lebih mudah untuk dioperasikan oleh siapa saja (user friendly).


Proses yang harus dilakukan dalam program aplikasi perjalanan dinas ini yang berkaitan dengan pengelolaan kegiatan perjalanan dinas adalah sebagai berikut:


• Entry Data Pagu Anggaran : Data pagu anggaran perjalanan dians harus dimasukkan terlebih dahulu sebelum data yang lain karena data pagu anggaran akan menjadi dasar pembebanan setiap transaksi kegiatan perjalanan dinas. Pagu anggaran ini dapat diprose melalui data dari RKAK.


• Entry Data Perjalanan : Data transaksi perjalanan untuk setiap orang yang melakukan perjalanan harus di input, sehingga ini dapat menjadi dasar untuk aplikasi untuk melakukan penomoran maupun penguncian nama pegawai yang melakukan perjalanan sehingga orang tersebut selesai.


• Pencetakan SPD : Setelah entry data bukti transaksi maka dilakukan pencetakan SPD, sebelum mencetak SPD maka perlu melengkapi beberapa data yang berkaitan dengan SPD tersebut.


• Pencetakan Output/Laporan : Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi Perjalanan Dinas dapat berupa daftar nominatif, kuitansi, daftar pengeluaran riil, SPD rampung dan bentuk monitoring untuk orang yang

melakukan perjalanan.

 

OUTPUT SYSTEMS


Beberapa Output Aplikasi Perjalanan Dinas Antara Lain :
1. Surat Tugas
2. Surat Perjalanan Dinas
3. Kuitansi
4. Daftar Nominatif
5. Daftar Pengeluaran Rill
6. Daftar Monitoring

 

USER APPLICATION


Beberapa instansi pemerintah yang telah menggunakan aplikasi tersebut antara lain : 
1. Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah
2. Kementerian Agama Sekertarian Jenderal / Direktorat Ortala
3. Unit Kerja Presiden Untuk Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan 
4. Badan Nasional Pengelola Perbatasan Sekertarian Badan Pengelola Perbatasan
5. Kementerian Perdagangan, Direktorat Metrologi Bandung
6. Kementerian Dalam Negeri, Direktorat Jenderal Kependudukan Dan Catatan Sipil.